NACHWEISGESETZ / BETRIEBLICHE ALTERSVORSORGE: NICHT RELEVANT BEI bAV ENTGELTUMWANDLUNG

NACHWEISGESETZ UND bAV ENTGELT SORGT NICHT FÜR DEN DIGITALISIERUNGSSTOPP

DAS NACHWEISGESETZ SORGT KURZFRISTIG BEI DER BETRIEBLICHEN ALTERSVORSORGE FÜR EINEN STUMMEN HERZINFARKT IN DER DIGITALISIERUNG

Ab dem 01. August 2022 sorgt das Nachweisgesetz (Kurz: NachwG) für eine massive Mehrarbeit bei allen Arbeitgebern in Deutschland und bei allen Personen in der Personalabteilung (HR), die mit einer Personalverantwortung vertraut sind. Zukünftig müssen alle Arbeitsverträge transparent gestaltet und gleichzeitig unterschrieben in Papierform an den Arbeitnehmer vom Arbeitgeber fristgerecht übergeben werden.

Die Bundesregierung plant einen einmaligen Zeitaufwand von 44.000 Stunden und jährlich wiederkehrenden Zeitaufwand von 14.000 Stunden für die Umsetzung des deutschen Nachweisgesetzes in Schriftform mit einer rechtskräftigen Unterschrift des Arbeitgebers.

In Deutschland sorgt zusätzlich das Verbot einer rechtskräftigen Übergabe an den Arbeitnehmer in der elektronischen Form kurzfristig für einen stummen Herzinfarkt in der Digitalisierung der betrieblichen Altersvorsorge (bAV). Alle arbeitsrechtlichen Bedingungen des Arbeitsverhältnisses unterliegen der Schriftformerfordernis (§ 126 BGB). Alle Beschäftigten müssen vom ersten Tag (§ 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG), in Ausnahmefällen spätestens am 8 Kalendertag über die wesentlichen Inhalte im Arbeitsvertrag ausführlich informiert werden.

Die EU-Richtlinie sieht die elektronische Form vor, sofern jedem Arbeitnehmer die Informationen zugänglich gemacht wird, diese an einen Speicherort des Arbeitnehmers abgespeichert und ausgedruckt werden kann. Gleichzeitig benötigt der Arbeitgeber einen Nachweis über die Übermittlung oder eine Empfangsbestätigung, dass der Arbeitnehmer diese Daten zur Betriebsrente erhalten hat und diese rechtswirksam und vollständig übermittelt wurden.

Erst zum 01. Januar 2022 mussten die meisten Arbeitgeber durch das Betriebsrentenstärkungsgesetz (BRSG) den rechtskräftigen Arbeitgeberzuschuss in der betrieblichen Altersvorsorge bei allen Altzusagen umsetzen. Der beste Lösungsweg war für alle Beteiligten, die mit diesem Thema der Betriebsrente betroffen waren, das über das Arbeitsrecht umzusetzen.

 

WELCHE ANFORDERUNGEN MÜSSEN FAST ALLE ARBEITGEBER IN DEUTSCHLAND BEZOGEN AUF DEN ARBEITSVERTRAG NACH DEM NACHWEISGESETZ ERFÜLLEN?

Durch die Änderungen der EU-Richtlinie 2019/1152 des Europäischen Parlament und des Rates sollen zukünftig transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union geschaffen werden. Durch diese gesetzliche Richtlinie wird das nationale Recht über das deutsche Nachweisgesetz (Kurz: NachwG) diese erheblichen Rechtspflichten im Bezug auf den Arbeitsvertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Deutschland hervorrufen. Das Kabinett hat am 12.05.2022 den Regierungsentwurf des Nachweisgesetzes verabschiedet.

Sie wollen live den Beschluss aus dem Kabinett einsehen, wir stellen Ihnen das Ergebnis direkt über das aufgeführte Video zur Verfügung. Diese Information des deutschen Bundestages gilt nur als Information und steht in keinem Zusammenhang mit den von den bAVProfis zur Verfügung gestellten bAVNews zum Nachweisgesetz und dem Rechtsanspruch auf eine Betriebsrente durch Entgeltumwandlung in Verbindung mit einer rechtskräftigen Informationspflicht durch den Arbeitgeber.

Die Europäische Union möchte mit diesen Änderungen der EU-Richtlinien eine Klarheit für alle beteiligten Personen des bestehenden Arbeitsverhältnis schaffen. Speziell in den Ländern, die bisher keine klaren Vereinbarungen oder Regeln zum bestehenden Arbeitsverhältnis vorsahen. Es soll eine Vereinfachung für alle Arbeitgeber und Arbeitnehmer umgesetzt werden, aber gleichzeitig entsprechende Mindestanforderungen zu den bestehenden Arbeitsbedingungen schaffen. Aktuell gibt es einige Arbeitgeber in der europäischen Union, die speziell bei Teilzeitkräften oder geringfügig Beschäftigten keine Regeln beachten und somit gegen die Würde des Menschen verstoßen. Kein Arbeitnehmer soll zukünftig der Willkür seines Arbeitgebers ausgesetzt werden.

NEUE RECHTSPFLICHTEN DES ARBEITGEBERS DURCH DAS NACHWEISGESETZ:

• Ausführlichere Unterrichtung über wesentliche Aspekte des Beschäftigungsverhältnisses, frühzeitig und in schriftlicher Form;
• Höchstdauer für die Probezeit zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses;
• Möglichkeit der Mehrfachbeschäftigung, Verbot von Ausschließlichkeitsklauseln und Einschränkungen für Unvereinbarkeitsklauseln;
• Mindestplanbarkeit der Arbeit mit angemessenem Vorlauf für Arbeitnehmer/innen, deren Arbeitszeitplan unvorhersehbar ist (z. B. Arbeit auf Abruf);
• Vorschriften zur Verhinderung von Missbrauch für Null-Stunden-Verträge;
• Anspruch auf schriftliche Antwort auf Ersuchen um Übergang zu einer Beschäftigungsform mit sichereren Arbeitsbedingungen;
• Anspruch auf kostenlose obligatorische Fortbildung im Falle der Verpflichtung des Arbeitgebers zur Bereitstellung einer solchen Fortbildung.
• Und vieles mehr, was Ihren Ihr Rechtsbeistand für Arbeitsrecht gerne erklären wird.

ÄNDERUNGEN UND INFORMATIONEN MÜSSEN SCHRIFTICH UND UNTERSCHRIEBEN VOM ARBEITGEBER AN DEN ARBEITNEHMER ÜBERGEBEN WERDEN!

Der Arbeitgeber ist zukünftig dazu verpflichtet, diese Vertragsbedingungen des Arbeitsvertrages zu dokumentieren, zu unterschreiben und eine Kopie der Niederschrift in Papierform an den Arbeitnehmer auszuhändigen. Eine Übergabe in elektronischer Form ist nach dem deutschen Nachweisgesetz verboten.

• Änderung ab 01.08.22: § 2 Abs. 1 Satz 1 NachwG:
  Der Arbeitgeber hat die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses innerhalb der Fristen des Satzes 4 schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.
  
  
• Aktuell 05/2022: § 2 Abs. 1 Satz. 1 NachwG:
  Der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in elektronischer Form ist ausgeschlossen.

ABER WIE SIEHT ES JETZT MIT DER BETRIEBLICHEN ALTERSVORSORGE UND DEM NACHWEISGESETZ AUS?

Grundsätzlich sieht das Nachweisgesetz ab dem 01.08.22 eine Informationspflicht des Arbeitgebers in der betrieblichen Altersvorsorge vor, sobald eine Versorgungszusage zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer getroffen wurde. Der Arbeitgeber ist nach § 2 ABs. 1 Satz 2 Nr. 13 NachwG verpflichtet, den gewählten Versorgungsträger (Name und Anschrift) an seine Arbeitnehmer schriftlich und unterschrieben in Papierform zu übergeben.

Wir haben bereits in dem bAVNews Letter EU Richtlinie und betriebliche Altersvorsorge darauf hingewiesen.

DIE ARBEITSGEMEINSCHAFT FÜR BETRIEBLICHE ALTERSVORSORGE e.V. HAT EINE SCHRIFTLICHE STELLUNGNAHME VOM BUNDESMINISTERIUM FÜR ARBEIT UND SOZIALES ZUR SCHRIFTLICHEN FORM DER BAV DURCH ENTGELTUMWANDLUNG DURCH DAS NACHWEISGESETZ ANGEFORDERT.

Aufgrund des zum 01.08.2022 in Kraft tretenden Gesetzgebungsverfahrens der EU-Arbeitsbedingungen-Richtlinie (EU-Richtlinie 2019/1152) und den Änderungen in nationales Recht mit der Schriftformerfordernis über das deutsche Nachweisgesetz hat unser Verband, die aba e.V. eine schriftliche Stellungnahme zur betrieblichen Altersvorsorge durch Entgeltumwandlung bei der BMAS veranlasst und eingefordert.

Viele Arbeitgeber, Personaler und die Personen in der Lohnbuchhaltung beschäftigen sich aktuell mit den arbeitsrechtlichen Veränderungen im Arbeitsvertrag und lassen sich ausführlich von ihren Fachjuristen für Arbeitsrecht beraten. Durch die Freigabe des Bundestages am 23. Juni 2022 werden die Änderungen des Nachweisgesetzes zum 01. August 2022 rechtskräftig.

Durch diesen Sachverhalt müssen alle Details zur Vergütung ausführlich im Arbeitsvertrag niedergeschrieben und unterschrieben in Papierform an die Mitarbeiter fristgerecht übergeben werden. Grundsätzlich gehört die betriebliche Altersversorgung ebenfalls zur Gesamtvergütung (§ 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 6 NachwG) und durch die unterschiedlichen Auszahlungsformen (einmalige Kapitalleistung oder lebenslange Rentenzahlung) werden ebenfalls unterschiedliche Änderungen (§ 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 7 NachwG) des nationalen Rechtes betroffen.

Eine Übergabe in elektronischer Form, wie es die EU-Richtlinien vorsehen und durch die Digitalisierung eine erhebliche Arbeitserleichterung und Zeiteinsparung erwirtschaftet wird, gilt nicht für die ursprünglichen Themen des Arbeitsvertrages in Deutschland.

Aufgrund der schriftlichen Stellungnahme des Bundesministerium für Arbeit und Soziales greift das Nachweisgesetz nicht für alle Formen der betrieblichen Altersvorsorge.

BETRIEBLICHE ALTERSVERSORGUNG DURCH ENTGELTUMWANDLUNG IST NICHT DURCH DAS NACHWEISGESETZ BETROFFEN!

Jeder Arbeitgeber ist seit dem 01. Januar 2002 verpflichtet seinen Arbeitnehmern eine betriebliche Altersvorsorge durch Entgeltumwandlung zu ermöglichen. Die Umsetzung dieses Rechtsanspruches auf eine Betriebsrente durch die Entgeltumwandlung des Arbeitnehmers erfolgt immer auf Anfrage des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber ist grundsätzlich nicht verpflichtet von seiner Seite einen Hinweis auf diesen Rechtsanspruch der Entgeltumwandlung (AZ: IVb4 – IV b4-49630-1) abzugeben.

Durch das Nachweisgesetz wäre der Arbeitgeber nach § 2 ABs. 1 Satz 2 Nr. 13 NachwG verpflichtet den Namen und die Anschrift des verwendeten Versorgungsträgers für die Umsetzung der betrieblichen Altersversorgung durch Entgeltumwandlung an den Arbeitnehmer in Papierform und unterschrieben zu kommunizieren.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat an unserem Verband (aba e.V.) folgendes schriftlich zur Betriebsrente mitgeteilt, die durch Entgeltumwandlung vom Arbeitnehmer finanziert wird:

• Das Nachweisgesetz verpflichtet den Arbeitgeber, seinen Beschäftigten schriftlich über die vereinbarten wesentlichen Vertragsbedingungen zu informieren, dazu zählt auch die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts.
• Der Arbeitgeber muss demnach über das Arbeitsentgelt informieren, nicht aber darüber, wofür das Arbeitsentgelt von den Beschäftigten im nächsten Schritt verwendet wird.
• Das Nachweisgesetz ist daher nach Auffassung des BMAS auf Betriebsrenten in der speziellen Form der Entgeltumwandlung nicht anwendbar.

Im Anhang dürfen wir Ihnen die schriftliche Stellungnahme des Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) an die aba e.V. hier zur Verfügung stellen, dass das Nachweisgesetz auf die betriebliche Altersvorsorge durch Entgeltumwandlung (§ 1a Abs 1 BetrAVG) keine Anwendung findet.

MUSS ICH ALS ARBEITGEBER ALLES IN DER BETRIEBLICHEN ALTERSVORSORGE SCHRIFTLICH IN PAPIERFORM AN DEN ARBEITNEHMER KOMMUNIZIEREN?

Natürlich nicht. Unsere Stammkunden, die bereits seit Jahren Ihre Informationspflichten über unser digitales bAV Verwaltungstool zur Verfügung stellen, können über Ihre Nutzungslizenzen weiter die sichere und moderne Kommunikation Ihres bestehenden Betriebsrenten-Konzeptes in allen Sprachen für sich als Arbeitgeber und ihre Mitarbeiter nutzen.

WAS SAGT MICHAEL HORCHER VOM BUND DER RICHTERINNEN UND RICHTER DER ARBEITSGERICHTSBARKEIT (BRA) ZUR ÜBERGABE IN PAPIERFORM ODER ÜBER DEN DIGITALEN LÖSUNGSWEG DURCH DAS NACHWEISGESETZ?

Die Schriftform sei die bessere Form für wichtige Informationen, die mit einem Arbeitsvertrag zusammenhängen. Allerdings sind heute fast alle Arbeitnehmer mit den digitalen Medien so vertraut, dass kein Arbeitnehmer über diesen nachhaltigen Kommunikationsweg der digitalen Medien benachteiligt werden würde. Aus diesem Grund sollte geprüft werden, unter welchen Voraussetzungen die Kommunikation über den digitalen Lösungsweg in elektronischer Form umgesetzt werden kann und welche Nachweise benötigt werden.

Diese Lösung über die elektronische Form statt der schriftlichen Papierform könnte in der Regel rechtswirksam vom Arbeitgeber umgesetzt werden, wenn der Arbeitnehmer vor der Umsetzung sein schriftliches Einverständniserteilt hat.

Mit dieser Aussage hat jeder Arbeitgeber beim richtigen Onboarding Prozess seiner Arbeitnehmer weiterhin die Möglichkeit eine rechtskräftige Umsetzung der Informations- und Dokumentationspflicht über die elektronische Form zu veranlassen.

Gleichzeitig kann er ein Datenschutz konformes und automatisiertes bAV & Benefits Verwaltungstool für eine revisionssichere Verwaltung seiner schriftlichen Informationsform verwenden. Somit sind selbst nach über 30 Jahren die benötigten Dokumentationen vorhanden, auch wenn bereits die Personalakte vernichtet wurde.

Sie haben Fragen zum Nachweisgesetz und den Informationspflichten als Arbeitgeber in der betrieblichen Altersversorgung bei Entgeltumwandlung, die bAVProfis stehen Ihnen für Rückfragen zur Verfügung.

Oder Sie schauen sich jetzt unser bAVTutorial: Nachweisgesetz einfach erklärt an und viele Fragen werden Ihnen von Felix und seinem Team bereits im Tutorial beantwortet.

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